BRAINSTORMING
Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
La lluvias de ideas (Brainstorming), es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.
Esta herramienta fue creada en el año 1941, por Alex Osborne, cuando su búsqueda de ideas creativas resulto en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba mas y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de sugerir sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes.
¿CUANDO SE UTILIZA?
Se deberá utilizar la lluvia de ideas se utiliza cuando exista la necesidad de:
- Liberar la creatividad de los equipos
- Generar un numero extensos de ideas
- Involucrar oportunidades para mejorar
- Plantear y resolver los problemas existentes
- Plantear posibles causas
- Plantear soluciones alternativas
- Desarrollar la creatividad
- Discutir conceptos nuevos
- Superar el conformismo y la monotonía
¿COMO SE UTILIZA?
- Se define el tema o el problema.
- Se nombra a un conductor del ejercicio.
- Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, explicara las reglas.
- Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.
- Se listan las ideas
- No se deben repetir
- No se critican
- El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas9. Se analizan,
evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función
del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.Modo
de uso
- Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte las ideas
- Escribir en un rotafolio o en un tablero una frase que represente el problema y el asunto de discusión.
- Escribir cada idea en el menor numero de palabras posible.
- Verificar con la persona que hizo la contribución cuando se este repitiendo la idea.
- No interpretar o cambiar las ideas.
- Establecer un tiempo limite (aproximadamente 25 minutos)
- Fomentar la creatividad.
- Construir sobre las ideas de otros.
- Los miembros del grupo de "lluvia de ideas" y el facilitador nunca deben criticar las ideas.
- Revisar la lista para verificar su comprensión.
- Eliminar las duplicaciones, problemas no importantes y aspectos no negociables.
- Llegar a un consenso sobre los problemas que parecen redundantes o no importantes.Estructurado (en circulo)
Tiene las mismas metas que la lluvia de ideas no estructurada. La diferencia
consiste en que cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato
ordenado (ej: de izquierda a derecha). No hay problema si un miembro del
equipo cede su turno si no tiene una idea en ese instante.Silenciosa (lluvia
de ideas escritas).
Es similar a la lluvia de ideas, los participantes piensan las ideas pero
registran en papel sus ideas en silencio. Cada participante pone su hoja
en la mesa y la cambia por otra hoja de papel. Cada participante puede
entonces agregar otras ideas relacionadas o pensar en nuevas ideas. Este
proceso continua por cerca de 30 minutos y permite a los participantes
construir sobre las ideas de otros y evitar conflictos o intimidaciones
por parte de los miembros dominantes.Aspectos a tener en cuenta.
PREPARACION DE LA RUENION.
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales. Se pueden dividir en 4 pasos:
1. Definición de los objetivos:
- Fijar los objetivos de la reunión.
- Tipos de objetivos.
- Los que se han de lograr.
- Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.
Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones:
2. La elección de los participantes: La eficacia
de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría
mirar si las personas son compatibles.
3. Planificar el desarrollo de la reunión: Viene
definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones
que se abordarán.
4. Organización del material de la reunión. Tenemos
que tener en cuenta:
- Los documentos
- Preparar la sala
- Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos...
- Hacer un recordatorio de la convocatoria
- Asegurarse que asistirán.
DESARROLO DE LA REUNIÓN
1. Presentación de los participantes. Es importante
saber que es especializado, y de que es bueno que se conozcan.
2. Darles confianza. A través de la presentación
se crea un clima de confianza. Para que se encuentren bien los participantes
y el animador se tiene que encontrar a gusto. En un primer momento los
participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados
por los otros. Hemos de tener en cuenta el tiempo.
3. Presentación del tema de reunión.
- De que se habla
- Porque hablamos de este tema
- Porque les interesa hablar de este tema
- Cuales son los problemas planteados.
-Función de clarificación:
- Al comienzo de la reunión, para asegurar que el objetivo de
la misma está claro para los participantes y que es conforme.
- Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien. Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se ha dicho, y si no es así intentarlo aclarar.
Con esta función el conductor de la reunión trata de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (más o menos autoritarias) que permitan la comunicación.También permite:
- Regular la reunión impidiendo que alguien monopolice
- Traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la
reunión en cuestión
- Estimular a los que no participan
- Administrar bien el tiempo.
- El conductor debe eliminar toda tensión que pueda darse en
la reunión, provocada por desconocimiento de los participantes,
oposición de caracteres, oposición de opiniones, etc...
- El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armonía en los mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la reunión.
-Función de dinamización:
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de
realizar “algo”, motivarlo, llenarlo de entusiasmo, etc...Características
de un buen conductor de reuniones:
Mostrar seguridad delante del grupo:El miedo al grupo
es muy habitual del actor. De entrada existe este miedo, pero después
ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el conductor se pone nervioso y
no sabe disimularlo, transmite esta sensación al grupo y este acaba
poniéndose nervioso.
El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas manos.Para
evitar este miedo se puede hacer:
:Preparación física: (Como colocar el cuerpo.)
- Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.
- Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
- Luchar contra posturas defensivas
- Moverse para ocupar espacio
- Superar el miedo para juicios de grupo.
- Pensar que no funcionará la reunión. Debemos superar
esto.
- Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desvía.
RELACION DE HERRAMIENTAS
Diagrama de afinidad
Es un herramienta que organiza un gran numero de ideas en función
de afinidad, es decir, de las relaciones que existen entre ellas.Diagrama
de causa – efecto (Ishikawa): Es una técnica de análisis
de causa y efectos para la solución de problemas, que relaciona
un efecto con las posibles causas que lo provocan.
Uso: Se utiliza para cuando se necesite encontrar las causas raíces
de un problema. Simplifica enormemente el análisis y mejora la
solución de cada problema, ayuda a visualizarlos mejor y a hacerlos
más entendibles, toda vez que agrupa el problema, o situación
a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o
situación.
Otros nombres:
- Diagrama de espina de pescado
- Diagrama causa efecto
Checklist
Esta técnica es muy útil en el análisis
de datos para encontrar oportunidades de mejorar. Se pueden realizar los
siguientes tipos de hojas de datos: hoja para recolección de datos,
hoja de localización y lista de verificación.Técnica
de grupo nominal (T.G.N.).
Los miembros del grupo interaccionan muy poco y aportan sus decisiones
de manera individual sumando después sus resultados y utilizando
la votación como medio de conseguir una valoración grupal.
Con más de doce integrantes se trabajará en subgrupos para
seleccionar unas ideas antes de continuar con el grupo completo.
Objetivos:
Intercambiar informaciones, toma de decisiones en común, lograr
un alto grado de consenso, equilibrar el grado de participación
entre los miembros del grupo y obtener una idea clara de las opiniones
del grupo.
Desarrollo:
Tras la descripción del problema por parte del moderador, se exponen las reglas: respetar el silencio durante el tiempo establecido y no interrumpir ni expresar nuestras ideas a otro participante hasta que el moderador no lo indique. Durante unos minutos (entre cuatro y ocho), los participantes anotan en silencio todas sus ideas; pasado ese tiempo se hace una ronda en la que cada participante expone una sola idea cada vez, si bien la única interacción posible es entre moderador y participante, y para aclarar la idea que el primero escribirá en la pizarra. Cuando todas las ideas estén escritas, se inicia ya una discusión entre los participantes para aclarar las dudas que puedan existir sobre lo que ha quedado escrito, pudiéndose modificar ahora alguna aportación. De nuevo en silencio, cada asistente, utilizando unas fichas, ordena jerárquicamente las aportaciones que le parecen más importantes. Se suman todas las votaciones individuales y se obtiene una jerarquía de ideas con las que se repite de nuevo el proceso hasta que se llega a la votación final. Multivoting
Se utiliza a fin de reducir una lista y evaluar cuales son las ideas
más importantes. Se prefiere frente al voto directo.
Uso:
1. Tomamos la lista obtenida del Brainstorming y combinamos aquellas ideas
que puedan ir juntas.
2. Se numeran todos los ítems.
3. Se definen cuantos ítems votara cada integrantes (debe ser lo
menos 1/3 del total).
4. Cada integrante escribe los ítems seleccionados.
5. Contamos los votos.
6. Eliminamos lo ítems con menor número de votos.
7. Repetimos los pasos anteriores con la lista reducida hasta que llegamos
a una lista donde todos los ítems tengan el mismo peso.
8. Con la lista final se discute grupalmente hasta llegar a una decisión.